QQ企业邮箱与腾讯企业邮箱邮件归档的作用

2020-04-24

QQ企业邮箱与腾讯企业邮箱邮件归档的作用

    很多企业开通了QQ企业邮箱但是一直不知道有个功能叫做邮件归档,万晟诚今天跟大家说说邮件归档的这个功能叭~

    邮件归档其实就是一种邮件数据的留存方式,它是将邮箱内所有的收发邮件都进行整理保存,防止因为误操作或者人为故意操作造成重要邮件的丢失。那么邮件归档到底对公司具体有什么作用呢,或者开启这个功能对公司内部管理外部交流有什么好处呢?

    邮件是作为公司重要的通讯路径之一,邮件与其他的即时通讯工具例如:微信、QQ最大的区别是邮件可以当做法律证据使用的。公司非常有必要掌握员工对外部或对内部进行沟通联络的情况,尤其是一些信息敏感的重要机密邮件对公司来说更是尤为重要的。

    当公司的邮件开启邮件归档后进行了归档操作,保证了已经保存下的邮件都是最原始的,而且在归档的服务器上邮件是无法进行删除和改动的。只有管理员可以在知道登录名和密码的情况下才可进行查询和恢复,以保证公司机密外泄的时候可以进行及时的查询和处理,也有监控员工的功能。

    随着企业发展越来越好业务量的增加企业员工对邮件数据将是大幅度上升,QQ企业邮箱的邮件归档功能就可以将这些数据保存在服务器云端上,减少了企业对邮件的存储压力,帮助公司控制对数据存储的成本。

    邮件归档还可以降低企业的法律诉讼风险和成本,为企业活动提供必要的法规遵从保证。像国际上的塞班斯法案就是要求上市公司,金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务等机构必须保存公司所有业务记录不得少于5年的这个要求,而且是存放在必须能够马上访问到的地方,有些邮件甚至要求保存7年以上。大部分的企业与国外企业业务往来都是以邮件的形式进行沟通的,所以邮件归档就是对企业行为企业员工行为的一种保护。

    QQ企业邮箱的邮件归档对企业对员工都是一种行为制度控制和法律保护。


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